BIURO RACHUNKOWE
JAKIMIK Sp. z o.o.

FAQ

czyli odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

Jeżeli po zapoznaniu się z naszą umową i regulaminem świadczenia usług masz jakieś pytania, to w pierwszej kolejności rzuć okiem na poniższe informacje.

Staraliśmy się w możliwie najprostszy sposób wyjaśnić najważniejsze zasady współpracy z naszym biurem.

A jeżeli coś jeszcze wydaje się niejasne – zapraszamy do kontaktu.

Rozpoczęcie współpracy

W jaki sposób podpiszemy umowę?

Umowy B2B zawierane między podmiotami nie wymagają formy pisemnej. Umowę możemy zawrzeć w formie elektronicznej. Nie musisz mieć podpisu kwalifikowanego (ale jeżeli go posiadasz, to też możemy go wykorzystać).

Najbardziej popularne rozwiązanie to podpis ePUAP, który spełnia standardy AES (Advanced Electronic Signature). Zakładamy, że jeżeli prowadzisz biznes, to z pewnością już go posiadasz, a jeżeli nie – to sugerujemy, aby w pierwszej kolejności go aktywować, gdyż bardzo uprości to kontakty z organami administracji publicznej (i nie tylko).

W ostateczności możemy też skorzystać z narzędzi typu DocuSign, Adobe Sign lub Autenti.

Do udzielenia pełnomocnictwa do reprezentowania przed urzędem skarbowym skorzystamy z druku PEL-1 a wyślemy go za pośrednictwem eUrzędu Skarbowego.

  1. Wchodzimy na stronę https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/ i wybieramy ZALOGUJ
  2. Zaloguj się korzystając z Login.gov.pl (nie wybieraj logowania danymi podatkowymi – udzielanie pełnomocnictw nie będzie tam dostępne).
  3. Po zalogowaniu do eUrzędu po lewej stronie menu wybierasz sekcję DOKUMENTY i „Złóż dokument”. W głównej części ekranu zobaczysz wyszukiwarkę dokumentów. W oknie wyszukiwania wpisz „UPL-1”. W wynikach poniżej pokaże się „Pełnomocnictwo UPL-1” – wybierz je.
  4. Krok 1 – wybierz za kogo składasz pełnomocnictwo: za siebie czy za spółkę, którą reprezentujesz.
  5. Krok 2 – wybierasz dane pełnomocnika, czyli pracownika naszego biura, który będzie Ciebie reprezentował przed urzędem. Dane pełnomocnika ze względu na RODO otrzymasz od nas mailem.
  6. Krok 3 – okres obowiązywania. Wybierasz datę od dzisiaj, datę „do” pozostaw pustą. Po zakończeniu współpracy możesz odwołać pełnomocnictwo.
  7. Krok 4 – przejrzyj podsumowanie i jeżeli wszystko się zgadza klikasz AKCEPTUJ I WYŚLIJ.
  8. Przetworzenie dokumentu i aktywowanie pełnomocnictwa powinno zająć urzędowi do trzech dni roboczych.

 

Pamiętaj również o odwołaniu starych pełnomocnictw udzielonych poprzednim biurom lub księgowym.

Aby udzielić pełnomocnictwa do wykonywania czynności prawnych przed ZUS należy złożyć druk PEL. Najprościej zrobisz to za pośrednictwem platformy ZUS PUE.

  1. Po zalogowaniu (np. profilem zaufanym lub bankowością elektroniczną) wybierasz zakładkę Płatnik (prawy górny róg).
  2. Następnie w menu po lewej stronie przechodzisz do sekcji DOKUMENTY I WIADOMOŚCI a następnie DOKUMENTY ROBOCZE.
  3. W dolnej części okna klikamy UTWÓRZ NOWY. Pojawi się okno z listą wszystkich dokumentów, które możesz przygotować.
  4. Z listy wybieramy „Pełnomocnictwo PEL” i klikamy przycisk UTWÓRZ DOKUMENT
  5. Otworzy się formularz wstępnie wypełniony Twoimi danymi. U dołu na pierwszej stronie formularza jest sekcja „Oświadczenie osoby, która udziela pełnomocnictwa”.
  6. Jeżeli udzielasz pełnomocnictwa jako Jednoosobowa Działalność Gospodarcza, wówczas zaznaczasz pole [ ] „w imieniu własnym” i wprowadzasz swój nr NIP.
    Jeżeli chcesz udzielić pełnomocnictwa jako spółka – wybierasz pole poniżej, czyli „innego podmiotu, który reprezentuję” i poniżej wprowadzasz NIP spółki a także jej nazwę, adres i REGON.
  7. Przechodzisz na stronę nr 2 i wypełniasz sekcję DANE PEŁNOMOCNIKA. Tutaj wprowadzasz dane pracownika naszego biura, który będzie reprezentował Ciebie przed ZUS. Te dane otrzymasz od nasz mailowo (rozumiesz… RODO).
  8. Na stronie 2 w sekcji ZAKRES PEŁNOMOCNICTWA zaznaczasz dwa pola [ ] „do załatwiania spraw w ZUS” oraz „do załatwiania spraw za pośrednictwem PUE”. Wybierz także dzień, od którego pełnomocnictwo ma obowiązywać. Pola „do kiedy” ma obowiązywać możesz pozostawić puste. W przypadku zakończenia współpracy pełnomocnictwo możesz odwołać.
  9. Ostatni krok – strona nr 3 – wybieramy zakres pełnomocnictwa.Zaznaczasz 4 pola: ubezpieczony, świadczeniobiorca, płatnik składek i komornik. Pola „ograniczam …” pozostawiasz puste.
    Jeżeli działasz jako spółka, wówczas zamiast sekcji „w swoim imieniu” wybierasz pole [ ] Płatnik składem w sekcji „…w imieniu podmiotu…”
  10. Dokument gotowy! Klikasz ZAPISZ i zamknij.
  11. Na dole strony klikasz WYŚLIJ. Zaznaczone jest pole „Elektronicznie…” – klikasz OK.
  12. Wybierasz typ podpisu: możesz skorzystać z ePUAP lub innego, jeżeli posiadasz np. kwalifikowany elektroniczny.
  13. GOTOWE! W ciągu doby pełnomocnictwo powinno być aktywowane po stronie ZUS.

Pamiętaj też o odwołaniu nieaktualnych pełnomocnictw.

Nie zakładaj konta samodzielnie. Nasze Biuro utworzy i skonfiguruje Twoje konto. Jeżeli założysz konto samodzielnie, wówczas będziesz musiał/-a je samodzielnie opłacać a my dostaniemy dodatkowy dokument do zaksięgowania.
Po podpisaniu umowy otrzymasz mailem link do aktywacji konta i utworzenia hasła. Jeżeli masz pracowników, którzy powinni mieć dostęp do systemu – możemy utworzyć im kolejne konta osobiste i przyznać dostęp tylko do wybranych przez Ciebie danych.
Jeżeli nasze usługi obejmą również prowadzenie kadr i płac – wówczas każdy z obsługiwanych pracowników również otrzyma dostęp od Panelu Pracownika, za pośrednictwem którego będzie miał dostęp do e-kartoteki a także elektronicznych list płac.

Nasze biuro działa w 100% online, dzięki czemu obsługujemy klientów z całej Polski. Wszystkie dokumenty przechowywane są wyłącznie „w chmurze”. Po przesłaniu i zaksięgowaniu faktur ich papierowe odpowiedniki mogą być zniszczone.
W związku z powyższym siedziba naszego biura nie powinna być wskazywana jako miejsce przechowywania dokumentacji księgowej. Oczywiście, w ramach współpracy będziemy reprezentować Klienta przed urzędami i ZUS, ale udostępnianie naszego biura dla urzędników na czas kontroli nie ma uzasadnienia. Obecnie prawie wszystkie kontrole naszych klientów odbywają się korespondencyjnie.

Jeżeli już prowadzisz firmę i masz otwarte księgi to musimy przejąć Twoje dane. Najlepszym momentem na przejęcie ksiąg jest koniec roku podatkowego, ale możliwe jest również przejęcie księgowości w trakcie roku.
Zazwyczaj kontaktujemy się bezpośrednio z biurem lub osobą obecnie prowadzącą księgi i uzgadniamy zakres dokumentacji niezbędny do rozpoczęcia prac.
Czynności związane z przejęciem danych są usługami płatnymi dodatkowo wg stawki godzinowej.

Przebieg obsługi księgowej

Przekazywanie dokumentów do zaksięgowania.

Dokumenty możesz przekazać na dwa sposoby:

  1. przesyłając skany dokumentów mailem. Pamiętaj, że ze względów bezpieczeństwa akceptujemy wyłącznie korespondencję przychodzącą z adresu email wskazanego w umowie.
  2. wgrywając pliki za pośrednictwem wFirma. Możesz skorzystać z komputera i przeglądarki albo z aplikacji na telefon komórkowy.


Pamiętaj o tym, by przesyłane dokumenty były w odpowiednim formacie a przede wszystkim – żeby były czytelne. O ile my możemy wykazać się dużą cierpliwością przy rozszyfrowywaniu nieczytelnego skanu, o tyle urzędnicy przy ewentualnej kontroli nie będą na to tracili czasu i po prostu taki dowód księgowy zostanie odrzucony.

Akceptowane typy plików to jpg i pdf. Dokumenty składające się z wielu stron prosimy przesyłać w formacie pdf (nie przesyłaj każdej strony w osobnym pliku).

Pamiętaj o ważnej zasadzie: każdy dokument to osobny plik.

Zgodnie z przepisami Ordynacji Podatkowej czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych w prowadzoną działalnością. Co ważne, kontrola może się także odbyć w siedzibie organu podatkowego.

Jesteśmy biurem online – nie przechowujemy dokumentów fizycznie (nie ma takiego obowiązku), więc nasze biuro nie podlega zgłoszeniu jako miejsce przechowywania dokumentacji. W konsekwencji – kontrola nie może się odbyć w naszym biurze. Zresztą w dzisiejszych czasach zdecydowana większość kontroli przebiega zdalnie. Wyjątkiem są jedynie duże zakłady z rozbudowanymi strukturami księgowymi.
O zamiarze przeprowadzeniu kontroli podatnik powinien być poinformowany na 7 dni przed terminem kontroli. Kontaktujemy się z urzędem skarbowym i uzgadniamy zasady przekazywania dokumentów objętych kontrolą.

Zakresem naszych usług jest prowadzenie ksiąg i obsługa kadrowa. Naszym zadaniem jest odzwierciedlenie zdarzeń gospodarczych w księgach zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wspomagamy też klienta w prowadzeniu biznesu dostarczając mu informacji potrzebnych do podejmowania decyzji. Należy jednak odróżnić obsługę księgowo-kadrową od obsługi prawnej. Czynności te są zastrzeżone dla prawników (adwokatów i radców prawnych), doradców podatkowych czy biegłych rewidentów a do świadczenia tych usług wymagane są dodatkowe uprawnienia.

Te czynności to między innymi:

  • doradztwo podatkowe – udzielanie porad, opinii i wyjaśnień w zakresie podatków, wykonywanie audytów podatkowych
  • przygotowywanie umów – zarówno B2B, które są umowami gospodarczymi jaki i umów cywilno-prawnych (zlecenia, dzieło, o pracę itp.).

 

Granica między doradztwem prawno-podatkowym a usługami księgowymi jest płynna – decyduje tutaj to, czy aspekt prawny jest przeważający, czy jedynie pomocniczy. Nasze biuro współpracuje z wieloma specjalistami: prawnikami, doradcami podatkowymi i biegłymi rewidentami. Powyższe czynności mogą być przedmiotem dodatkowych usług realizowanych przy wykorzystaniu specjalistów z danej dziedziny.

Oprócz czynności doradztwa podatkowego nie realizujemy czynności, które leżą w zakresie obowiązków podatnika lub stanowią obowiązki zarządu spółki. Te czynności to między innymi:

  • prowadzenie gospodarki magazynowej, wystawianie dokumentów WZ/PZ, prowadzenie spisów z natury, wyceny i inwentaryzacji zapasów,
  • prowadzenie raportów kasowych,
  • przygotowywanie projektów uchwał

Podstawowy abonament obsługuje dostęp online do systemu wFirma. Cena abonamentu jest dokładnie taka sama, jak w przypadku zakupu dostępu bezpośrednio.

W ramach abonamentu masz więc dostęp do nowoczesnego systemu księgowego, kadrowego, magazynowego, aktualizowanego na bieżąco by zapewnić zgodność ze zmianami w przepisach. Co ważne – system dostępny jest z przeglądarki. Nie musisz instalować żadnych aplikacji zapewniających zdalny dostęp.

Zakończenie współpracy

Jak wygląda zakończenie współpracy z biurem?

Gigantyczną przewagą księgowości zdalnej w porównaniu do „tradycyjnego” biura rachunkowego jest to, że wszystkie dane przez cały czas są Twoje i masz do nich dostęp 24/7.
Jeżeli zdecydujesz się zrezygnować z naszych usług chociażby z tego powodu, że wolisz zatrudnić własne służby księgowe – można to przeprowadzić szybko i prosto.
Po rozwiązaniu umowy „odpinamy” konto naszego biura i przekazujemy uprawnienia do wszystkich czynności księgowych wskazanemu użytkownikowi. Nie musimy przekazywać żadnych danych ani dokumentów, ponieważ wszystkie zapisy oraz skany dowodów księgowych są w systemie.

Jeżeli klient decyduje się na zmianę biura i chce przenieść dane do innego systemu finansowo-księgowego, wówczas możliwe jest również wsparcie przy migracji danych.

Ponieważ doskonale znamy zarówno system wFirma jak i wiele innych systemów F/K oraz ERP – możemy pomóc w przygotowaniu danych do migracji, mapowaniu kont, migracji rozrachunków itp.

Czynności takie są odpłatne i rozliczane są według stawki godzinowej. Pracochłonność zależy od oczekiwań strony przejmującej dokumentację.